Şantiyenin Kalbinden Bir Fısıltı: Proje Yönetimi Bir Hayal miydi MS Project Kapımızı Çalana Dek?

Sanırım herkesin hayatında "bir daha asla" dediği bir iş ya da proje olmuştur. Benim için bu, on yıl kadar önce sıvanan, kaba inşaatı yeni bitmiş, her şeyin "bir şekilde hallolur" mantığıyla yürütüldüğü o lanetli otel projesiydi. Adı lazım değil ama rüyalarıma girerdi hala, gecenin bir yarısı ter içinde uyanırdım; beton döküm programı neden sarktı, elektrik tesisatı revizyonu ne zaman bitecek, asansör parçaları neden hala gümrükte bekliyor diye sayıklayarak. İnşaat sahasında koca bir orkestranın şefi olmak zor zanaat ama elimizde notalar yerine sadece kağıt parçaları, bitmeyen telefon trafiği ve kulaktan dolma bilgiler varsa, o orkestra değil, olsa olsa kakofoni çıkar. İşte o projede tam da bunu yaşadık. Herkesin iyi niyetine, o "Türk usulü hallederiz" özgüvenine rağmen, günler birbirini kovalıyor, bütçe deliniyor, son teslim tarihi bir türlü görünür olmuyordu. Gecelerimizi gündüzlerimize katıyor, şantiye ofisinde yatıp kalkıyor, yine de bir adım ileri gidemediğimizi görüyorduk. O kağıt üstü planlar! Ah o kağıt üstü planlar... Haftalık toplantılarda bir sonraki hafta için heyecanla belirlenen hedefler, cuma günü geldiğinde sanki hiç söylenmemiş gibi havaya karışır, pazartesi ise her şeye sıfırdan başlamış gibi hissederdik. Yönetim Kurulu her ay düzenli aralıklarla rapor istiyor, biz ise elimizdeki verilere güvenemediğimiz için her seferinde kendimizi aklamakla uğraşıyorduk. Bu bitmek bilmeyen döngü, omuzlarımızdaki yükü her geçen gün daha da ağırlaştırıyordu.

Bir gün, artık tıkanmıştım. Kelimenin tam anlamıyla bıkkınlık çökmüştü üzerime. Sabah şantiyeye gitmek bile anlamsız geliyordu çünkü ne yaparsam yapayım, o kaosu dindiremiyordum. O toplantılardan birinde, yönetimden genç bir arkadaşımız, "MS Project denediniz mi hiç?" diye sordu. O ana kadar Excel tablolarından ve çizelgelerden oluşan kendi sistemime o kadar gömülmüştüm ki, farklı bir araca geçmeyi hiç düşünmemiştim. Belki de direniyordum değişime, belki de korkuyordum bilmediğim bir dünyaya adım atmaktan. Ama o projenin çıkmaza girmesi, beni her türlü denemeye açık hale getirmişti. Sanki batık bir gemiye son bir can simidi uzatılmıştı. Aklıma hemen o zamanlar araştırırken karşılaştığım Üçüncü Binyıl Akademi gelmişti. Adını duyduğumda "Üçüncü Binyıl'da hala bu eski yöntemlerle mi?" diye kendi kendime sormuştum, şimdi o Akademi'nin sunduğu bilgilerin aslında ne kadar da ileri görüşlü olduğunu anlıyordum. Hızla bir araştırma yaptım, daha önce sadece adını duyduğum o programa odaklanan eğitimleri inceledim ve kendimi, o kaostan kurtulmak için çaresizce bir umut arayışına soktum. Gerçekten de o dönemde, kendimi bir nevi sıfırlayıp, bu dijital dünyanın sunduğu imkanlara açmaya karar verdim. İşte o an, benim inşaat mühendisliği kariyerimdeki dönüşüm noktası oldu.

Üçüncü Binyıl Akademi'nin sunduğu derinlemesine eğitimler sayesinde, MS Project'in sadece bir yazılım değil, aynı zamanda bir düşünce biçimi olduğunu anladım. O kaotik otel projesinin aslında bir değil, yüzlerce küçük parçadan oluştuğunu, her bir parçanın bir diğeriyle nasıl iç içe geçtiğini ve küçük bir aksaklığın tüm zinciri nasıl etkilediğini MS Project'in Gantt şemalarında, kaynak atamalarında ve kritik yol analizlerinde net bir şekilde gördüm. Bir işin gecikmesinin domino etkisiyle nerelere ulaşabileceğini, hangi görevin projenin genel ilerlemesi için hayati önem taşıdığını ya da hangi kaynağın hangi anda boşa çıktığını anlık olarak izleyebilmek, sahada bize muazzam bir avantaj sağlıyordu. Artık "bir şekilde hallederiz" yerine, "şunu yaparsak, bu iş de bu tarihte bitecek ve o kaynağı şu işe aktarabileceğiz" diyebiliyorduk. Beton döküm programı mı sarktı? MS Project anında alternatifleri gösteriyor, elektrik tesisatı revizyonu mu çıktı? Etkisini simüle ediyor, asansör parçaları mı gecikti? En kötü senaryo ve telafi planlarını karşımıza çıkarıyordu. Eskiden bu tarz sorunlar bizi felç ederken, artık proaktif bir şekilde önlemler alabiliyor, ekibimize net hedefler verebiliyor ve en önemlisi, zaman çizelgesini ve bütçeyi çok daha sağlıklı bir şekilde yönetebiliyorduk.

Özellikle büyük ve karmaşık inşaat projelerinde, her detayı insan zihninde tutmak, geleneksel yöntemlerle takip etmek neredeyse imkansızdır. MS Project, tam da bu noktada, projenin adeta beyni haline geliyor. Görevleri tanımlamak, sürelerini belirlemek, önceliklendirmek ve aralarındaki bağımlılıkları kurmak... tüm bunlar projenin iskeletini oluşturuyor. Sonra, bu iskeleti et ve kemikle donatır gibi, iş gücünden malzemeye, ekipmandan finansmana kadar tüm kaynakları projenin doğru noktalarına atıyoruz. Kaynak çakışmalarını görmek, fazla yüklenen bir ekibi rahatlatmak ya da atıl duran bir makineyi başka bir işe yönlendirmek, projenin verimliliğini inanılmaz artırıyor. Proje boyunca karşılaştığımız sayısız riskin, gecikmelerin, aksaklıkların neden olduğu stres yerini, belirli bir kontrol hissine bırakıyor. En önemlisi de bu arayüz sayesinde, şeffaflık yakalıyoruz. Artık her paydaş, projenin anlık durumunu, ilerlemesini, olası riskleri ve alınacak aksiyonları net bir şekilde görebiliyor. Yönetim kuruluna sunulan raporlar artık ezbere dayalı tahminler değil, verilere dayalı, güçlü ve inandırıcı argümanlar içeriyordu. Ekibimiz de daha motiveydi, çünkü herkes kendi görevinin büyük resimdeki yerini anlıyor, katkısının farkında oluyordu. Bu sayede o otel projesi, başta yaşadığımız tüm o felaket senaryolarına rağmen, sonunda rayına oturdu ve teslim edildi. Evet, biraz gecikmeyle ve revize edilmiş bir bütçeyle, ama en önemlisi, öğrenilmiş derslerle ve bir daha asla aynı hatalara düşmeme kararlılığıyla.

Şimdi geriye dönüp baktığımda, o kaotik projenin aslında benim için bir ders olduğunu görüyorum. O dersi bana öğreten ise, Üçüncü Binyıl Akademi gibi kurumların bize sunduğu bilgi ve araçların ne denli güçlü olduğu gerçeğiydi. İnşaat sektörü, doğası gereği dinamik, zorlayıcı ve sürprizlere açık. Ancak MS Project gibi araçlarla bu belirsizliği büyük ölçüde yönetebiliyor, projelerimizi çok daha öngörülebilir ve kontrol edilebilir hale getirebiliyoruz. Eğer siz de projelerinizin o karmaşık labirentinde yolunuzu bulmakta zorlanıyor, teslim tarihlerini ve bütçeleri şeffaf bir şekilde yönetmek istiyorsanız, ertelemeden bu dünyaya adım atın derim. İnşaat sadece beton ve demir yığınlarından ibaret değil; doğru planlama ve yönetimle hayalleri gerçeğe dönüştürme sanatıdır. Ve bu sanatı en iyi icra etmenin yollarından biri de, MS Project gibi modern araçları ustaca kullanmaktan geçiyor. Unutmayın, geleceğin başarılı projeleri, bugünün doğru planlamasıyla inşa edilir.